Het zal u vast niet ontgaan zijn dat sinds 1 januari 2015 de toepassing van de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht is gesteld. Met de komst van deze regeling zou er duidelijkheid komen in de wirwar van regels omtrent vergoedingen en verstrekkingen. Anderhalf jaar later moeten we toch echt concluderen dat deze duidelijkheid er nog steeds niet altijd is (en dan druk ik mij nog zachtjes uit…). Zo ook bij de maaltijd(en) van uw werknemer.
Maaltijd op of buiten de werkplek
Er zijn vele categorieën maaltijden die een werkgever kan verstrekken of vergoeden. Wij volstaan in dit artikel met de meest voorkomende maaltijden; de maaltijd op de werkplek en de maaltijd buiten de werkplek. Alles dat uit een dienstbetrekking wordt genoten is loon, de maaltijd die u als werkgever vergoed of verstrekt aan werknemers is dat dus ook. Toch hoeft u niet elke maaltijd als belastbaar loon te beschouwen. Dit hangt er bijvoorbeeld van af of de maaltijd in overwegende mate een zakelijk karakter heeft of niet en of de kosten van de maaltijd wel zijn aangewezen als werkkosten.
De maaltijd op de werkplek heeft vaak een privé karakter. Alle mensen zullen normaal gesproken tussen de middag eten; of dit nu een maaltijd is die de werkgever verstrekt of een eigen meegebrachte boterham. Vanwege dit privé aspect heeft de wetgever een normbedrag toegewezen aan de maaltijd die door de werkgever vergoed of verstrekt wordt. Over dit normbedrag dient loonheffing te worden afgedragen (loon in natura). Dit normbedrag is niet de werkelijke waarde of de waarde in het economisch verkeer, maar een bedrag dat door de belastingdienst ieder jaar wordt vastgesteld. Deze bedragen mogen ook eventueel onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden gebracht, mits de werkgever deze kosten als werkkosten heeft aangewezen. Het normbedrag voor 2016 is € 3,25 per maaltijd. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om een ontbijt, lunch of diner.
Administratieve gevolgen
Om het bij te tellen bedrag per maand te berekenen is het een kwestie van het tellen van het aantal maaltijden en dit te vermenigvuldigen met € 3,25. Dat klinkt eenvoudig, maar vooral bij een behoorlijk aantal werknemers vergt dit een behoorlijke administratieve inspanning. Een oplossing hiervoor zou kunnen zijn om vaste bedragen per maand bij te tellen. U kunt hierbij uitgaan van het aantal dagen dat de betreffende werknemer werkzaam is, maar een praktischere oplossing is om uit te gaan van 214 kalenderdagen per jaar. Een klein addertje onder het gras is dat deze methodiek (nog) niet officieel is goedgekeurd door de belastingdienst. Echter, deze sluit volledig aan op de berekening van de vaste reiskostenvergoeding zoals deze door de belastingdienst wordt gehanteerd. Naar onze mening is deze toepassing bij de maaltijden dan ook zeker aannemelijk te maken in het geval van een eventuele belastingcontrole.
Wanneer er sprake is van een eigen bijdrage door de werknemer mag deze in mindering gebracht worden op het bedrag van de bijtelling bij de betreffende werknemer. Wanneer de eigen bijdrage minimaal gelijk is aan het totale normbedrag kan derhalve de bijtelling achterwege blijven.
Maaltijden met een zakelijk karakter
Maaltijden, die de werknemer op zijn werkplek nuttigt, zijn gericht vrijgesteld wanneer het zakelijk karakter van meer dan bijkomstige aard is. Hierbij kan gedacht worden aan een maaltijd tijdens een vergadering op het werk, tijdens overwerk of in het geval van therapeutisch mee-eten. Wanneer u als werkgever de kosten van de maaltijd aangewezen heeft als werkkosten, mag het normbedrag onder de vrije ruimte worden gebracht en kan de bijtelling bij de werknemers achterwege blijven.
De maaltijden, die de werknemer buiten de werkplek nuttigt, zijn gericht vrijgesteld wanneer het gaat om een tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking en de kosten zijn aangewezen als werkkosten. Van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking is bijvoorbeeld sprake wanneer de werknemer een maaltijd nuttigt tussen twee afspraken door, buiten zijn werkplek. Andere voorbeelden zijn maaltijden met een zakelijke relatie, tijdens een dienstreis of tijdens werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bouwlocaties e.d.
”Uw werknemer even een broodje kaas verstrekken is dus geen enkel probleem; u moet er alleen even goed bij nadenken wat de fiscale gevolgen hiervan zijn en hoe te handelen. Eet smakelijk!”
