Salarisadministratie: uitbesteden of zelf doen?

Voor de meeste ondernemers is het voeren van een salarisadministratie bepaald geen hobby. De tijd die met de hele salarisadministratie gemoeid is, bent u kwijt en kunt u niet aan andere zaken besteden. Wat is voor u de beste oplossing: de administratie zelf doen met een geschikt softwarepakket, een salarisadministrateur aannemen, of alles uitbesteden?

Een goede salarisadministratie voeren is behoorlijk complex en vraagt van de ondernemer of zijn salarisadministrateur de nodige vakkennis. Zo moet u rekening houden met: 

• de Eerste Dagsmelding voor nieuwe werknemers;
• de aanmelding van iedere nieuwe werknemer bij diverse andere instanties als pensioenfonds, Arbo-dienst etc.;
• het berekenen van bruto- en nettoloon;
• het uitbetalen van de nettosalarissen;
• het afdrukken en verzenden van salarisstroken;
• het indienen van de aangifte loonheffingen, de afdracht van loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen e.d. aan de Belastingdienst;
• diverse correspondentie met de Belastingdienst, al dan niet elektronisch;
• het opstellen en verzenden van jaaropgaven;
• het regelen en betalen van vergoedingen als spaarloon en pensioenbijdragen;
• proforma berekeningen opstellen.

Na het lezen van dit artikel kunt u een afweging maken. Gaat u dit werk uitbesteden of wilt u de salarisadministratie zelf uitvoeren met behulp van een (online) salarispakket?

Uitbesteden

Het geheel uitbesteden van uw salarisadministratie klinkt natuurlijk aantrekkelijk. U hoeft in het meest optimale geval geen salarisadministrateur meer in dienst te hebben, u bent van alle sores af en kunt zich richten op uw kerntaken. Aan de andere kant leveren gespecialiseerde bedrijven deze dienstverlening niet voor niets en de vergoedingen kunnen soms aardig oplopen. Bedenk wel, dat er veel meer wordt gedaan dan alleen maar het uitbetalen van de salarissen en het verzenden van salarisstroken en jaaropgaven. Zo kan een administratiekantoor u helpen bij het doen van Eerste Dagsmeldingen, in- en uitdienstmeldingen aan de diverse instanties, ziekte- en herstelmeldingen, de afwikkeling van sociale wetgeving enzovoort. Belangrijk is wel: Weet wat u uitbesteedt en de prijs die u daar voor betaald.

Zelf doen

Grotere organisaties hebben veelal een salarisadministrateur in dienst of zelfs een gespecialiseerde afdeling voor de salarisverwerking. Deze medewerker(s) gebruiken speciale software die regelmatig geüpdate wordt. Het is niet de bedoeling van dit artikel om de diverse professionele pakketten met elkaar te vergelijken. Interessanter zijn de varianten van deze software die beschikbaar zijn voor kleinere bedrijven.

Voor kleine bedrijven is het zelf voeren van een salarisadministratie een goede optie als de bedrijfsvoering vrij eenvoudig is en er niet zoveel personeelsleden zijn. Wel kan het wat ingewikkelder worden als een CAO van toepassing is. Enkele bekende Windows-programma’s voor salarisadministratie zijn: 

• Kluwer Salarisadministratie
• LogiSal van Logihuis
• Loon van RoosRoos
• Microloon van Microloon
• WinSalar van Salar

Online

Een zeker zo interessante ontwikkeling zijn de online oplossingen voor de salarisadministratie. Er zullen in de toekomst steeds meer van deze SAAS-oplossingen (‘software as a service’) beschikbaar komen. Het komt erop neer dat de applicatie op een webserver draait en via het internet op elke locatie beschikbaar is. Het enige wat u nodig heeft is een internetverbinding en een browser als Microsoft Internet Explorer.

Een groot voordeel van webapplicaties is dat u nooit updates hoeft te installeren. De software wordt namelijk centraal onderhouden en is altijd bijgewerkt naar de laatste wettelijke regelingen. Ook foutjes worden er door de leverancier automatisch uitgehaald, daar hoeft u zich niet mee bezig te houden.

Voor sommige ondernemers kan het bovendien een voordeel zijn dat de applicatie overal, dus ook vanuit huis, bereikbaar is. Een greep uit de inmiddels op de markt beschikbare oplossingen voor online salarisadministratie:

• Personeel Online!
• AFAS Profit Payroll in-service
• Cobra Salaris
• Loonsom
• Raet Payroll Direct
• Unit 4 Salaris

Een groot voordeel van online is dat u bij deze oplossing vaak zelf de keuze hebt wat u zelf wilt doen, en wat u wilt uitbesteden. U kunt bij de online salarisadministratie en de leverancier uiteraard ook. Zo kunnen zij u op maat ondersteuning leveren. 

Tussenvormen

Eigenlijk is de keuze tussen Uitbesteden of Zelf doen gedateerd. Met de nieuwe online systemen kunt u eenvoudig kiezen wat u zelf wilt doen en wat u wilt uitbesteden. Bijvoorbeeld een tussenvorm mogelijk waarbij u zelf mutaties kunt doorvoeren, maar waarbij een dienstverlener uw salarisadministratie opzet, controleert en beheert. U hoeft daarvoor meestal geen software aan te schaffen of te installeren.

Waarvoor kiest u?

Uitbesteden is ideaal voor MKB-ers die geen of onvoldoende kennis van salarisadministratie hebben en/of waar de salarisadministratie ingewikkeld is. De kosten vallen mee wanneer u bedenkt hoeveel tijd en mogelijke fouten u zich bespaart. Ook wanneer u een deel van de administratie zelf wilt doen is het mogelijk hulp te krijgen van externe deskundigen. Een interessante optie is het zelf invoeren van salarismutaties en het overlaten van de controle en verwerking aan een specialist.

Het zelf voeren van uw salarisadministratie is geen heksentoer als u enige kennis van zaken heeft of in elk geval een overzichtelijke bedrijfsvoering hebt met weinig uitzonderlijke situaties. Het is dan wel van belang dat u de regelgevingen – bijvoorbeeld op fiscaal terrein – kent en de ontwikkelingen bijhoudt. U kunt dan voor een paar honderd euro een programma voor salarisadministratie aanschaffen. Let wel op de steeds terugkerende updates en daarmee verbonden onderhoudskosten en op de problemen die kunnen onstaan als u (om wat voor reden dan ook) wegvalt. Daarnaast heeft u geen controle van een salarisexpert, problemen die onstaan zult u dus echt zelf moeten oplossen.

De salarisadministratie via een online systeem is nog vrij nieuw. Hier betaalt u meestal een paar euro per medewerker per periode. Vooral op dit vlak zijn er veel mogelijkheden: U kunt zelf kiezen wat u wilt uitbesteden en wat u gewoon zelf kunt doen, hoeveel controles u wilt laten uitvoeren en op welke service u kunt rekenen als u tegen problemen aanloopt.

Om te bepalen waar u op moet letten bij het inkopen van een oplossing voor de salarisadministratie vindt u hieronder een checklist salarisadministratie. Wij hopen dat dit artikel u kunt helpen om een goede keus te maken.